Mengapa Perusahaan Sebaiknya Memakai Jasa Payroll Outsourcing?

Sebagai seorang yang lumayan suka baca-baca Quora, suatu hari saya menemukan pertanyaan ini:

Bagaimana cara pemilik bisnis melakukan kontrol dan pengawasan saat pembayaran gaji karyawan setiap bulannya (via transfer bank) jika sudah memiliki ratusan hingga ribuan karyawan?

Meski posisi saya saat membuat tulisan ini nggak ada hubungannya samsek dengan penggajian perusahaan. Tapi nggak ada salahnya juga kan, baca-baca buat nambah pengetahuan. Lagian pertanyaan-pertanyaan menarik di Quora juga seringnya nggak ada hubungannya dengan kehidupan saya sehari-hari, wqwq.

Dalam jawaban-jawaban yang diberikan oleh para Quorawan, saya menemukan bahwa ada beberapa cara yang dapat digunakan oleh perusahaan, mulai dari pengorganisasian yang terstruktur, hingga melakukan sistem yang telah terkomputerisasi.

Melalui jawaban-jawaban yang saya lihat, ada pemilik perusahaan yang menggunakan software payroll dalam mengkomputerisasi data-data yang nantinya secara otomatis merekap berapa gaji karyawan.

Apakah Pembaca masih asing dengan istilah "payroll"?

Payroll artinya...Gambar: Tangkapan layar google translate, 2022

Apa itu Payroll?

Payroll adalah sistem penggajian yang dilakukan oleh perusahaan untuk membayar upah karyawan pada periode tertentu, misalnya mingguan atau bulanan.

Apa itu Payroll Outsourcing?

Nah, enaknya jaman sekarang ini sudah ada software payroll dengan jasa payroll outsourcing.

Melalui payroll outsourcing, perusahaan menyerahkan proses pekerjaan penggajian kepada sistem yang lebih ahli dan profesional.

Data absensi; Data gaji baik regular maupun irregular; Potongan; Data pegawai (termasuk resign / new hire); Medical & Asuransi; Pinjaman & Cuti dll akan direkap dan terintegrasi dengan sistem payroll.

Jadi tidak perlu repot menghitung manual satu persatu, dan karena yang menghitung adalah sistem pastinya rekapan saldo gaji terhitung dengan akurat.

Dengan menggunakan jasa payroll outsourcing, proses perhitungan gaji pun dilakukan dengan cepat, efektif dan akurat. Nantinya setelah proses ini akan dihasilkan data yang berupa take home pay, pajak penghasilan, dan beban gaji.

Selain itu,  nantinya juga bisa melakukan penarikan beberapa macam laporan. Laporan-laporan yang dapat adalah laporan rekapan gaji, slip gaji (bisa dikirim via email), laporan rekapan BPJS TK dan BPJS Kesehatan, laporan pinjaman dan rekapan cuti, serta laporan/form yang digunakan untuk pelaporan PPh 21.

Contoh software payroll, Sumber: www.krishandsoftware.com/download-software-payroll-gratis/, diakses Juli 2022

Perusahaan/usaha apa saja yang dapat menggunakan jasa payroll outsourcing? Apakah ada batasan minimal jumlah pegawai yang bisa dikerjakan oleh software payroll outsourcing itu?

Ternyata nggak harus perusahaan berskala besar dengan banyak karyawan saja yang perlu memakai software payroll / menggunakan jasa payroll outsourcing.

Bukan hanya perusahaan besar, perusahaan yang kecil sekalipun harus memastikan bahwa pegawai mereka dibayar tepat waktu untuk menghindari kemungkinan terganggunya alur kerja pegawai.

Setelah saya baca-baca terus, ada beberapa alasan mengapa perusahaan sebaiknya menggunakan jasa payroll outsourcing:

1. Menghemat biaya karena tidak perlu menyewa tim terpisah untuk mengerjakan penggajian;
2. Menghindari kemungkinan keterlambatan pengiriman gaji;
3. Menghindari kemungkinan keterlambatan pelaporan PPh21;
4. Menghemat waktu karena proses penggajian dilakukan oleh sistem, jadi perusahaan tak perlu melakukannya satu per satu;
5. Membantu pemilik perusahaan untuk fokus mengerjakan pekerjaan lain, tanpa memikirkan penggajian lagi.

Setelah ngulik-ngulik soal ini, saya hanya bisa mangut-mangut karena saya baru tahu soal sistem payroll outsourcing ini. Lumayan lah sebagai bekal pengetahuan. Mungkin suatu hari saya mengembangkan blog ini sebagai media online yang butuh penulis? Atau mengembangkan beberapa rencana bisnis yang sudah dirancang?

Sementara itu, saya simpan dulu catatan mengenai jasa payroll outsourcing ini dalam sebuah postingan. Mungkin info ini juga dapat sampai kepada Pembaca.

Gimana dengan Pembaca, sudah mulai punya usaha sendiri?